Vorsicht - elektronische Akte!

Wir werden immer wieder von Mandanten gefragt, ob die rein elektronische Akte die Akte der Zukunft ist und der reinen Papierakte vorzuziehen ist. Dazu kann gesagt werden, dass selbstverständlich die elektronische Aktenführung erhebliche Vorteile mit sich bringt, aber andererseits die herkömmliche Akte in Papierform keinesfalls ersetzen kann. Spätestens im Regulierungsgespräch, wenn sämtliche Einzelheiten aus der Akte präsent sein müssen und im Einzelfall kurzfristig auf ein vorangegangenes Schreiben oder innerhalb eines Gutachten eine bestimmte Aussage herausgegriffen werden soll, lässt sich das mit der elektronischen Akte nicht mehr machen. Dafür bedarf es der Akte in Papierform.

Daneben führen auch wir selbstverständlich die Akte vollständig elektronisch. Alle Poststücke werden zur Akte gescannt und Spracherkennung sowie Voicemail sind tägliche Hilfsmittel bei der Aktenführung. Die Kommunikation der einzelnen Sachbearbeiter in unserem Büros erfolgt via Intranet. Es muss jedoch eindringlich davor gewarnt werden, die Schadensregulierung auf eine elektronische Akte zu reduzieren.

Gerade beim Personen-/ Personengroßschaden ist das persönliche Gespräch mit dem geschädigten Mandanten notwendig! Nur so können die Verletzungen und ihre Auswirkungen im Alltag und Beruf sowie im Haushalt vom Anwalt für die Schadensregulierung beurteilt werden. In den meisten Fällen muss das zwangsläufig sogar dazu führen, dass ein Hausbesuch durchgeführt wird. Bekanntlich haben all diese Mosaiksteine Auswirkungen auf die Regulierung aller Schadensersatzpositionen. Nur derjenige Anwalt, der sich die Mühe macht, diese Mosaiksteine gemeinsam mit dem Mandanten im Gespräch und vor Ort zu erarbeiten, kann für diesen deutlich höhere Schadensersatzzahlungen erzielen. Damit stellt die elektronische Akte bestenfalls ein kanzleiinternes Hilfsmittel dar, welches eine stark kostenreduzierte Aktenabwicklung ermöglicht. Gerade in der Regulierung von Personenansprüchen darf die elektronische Akte jedoch nicht das einzige Mittel der Wahl sein. Im Vordergrund steht der verletzte Mandant mit all seinen großen und kleinen Problemen nach dem Unfall.